Actualizando su regulación mediante el reconocimiento de la importancia del uso de herramientas de las Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones (TIC) y reconociendo la parálisis que puede producir sobre la toma de decisiones en las sociedades el aislamiento social obligatorio derivado del Coronavirus que impide el funcionamiento presencial de sus órganos, fue publicada en el Boletín Oficial del 27 de marzo de 2020 la Resolución N° 11/2020 de la IGJ para reuniones y asambleas a distancia de los órganos de administración y gobierno.

Esta norma permite que, durante todo el periodo en que por disposición del Poder Ejecutivo de la Nación se prohíba, limite o restringa la libre circulación de las personas en general, se realicen a distancia las reuniones y asambleas de los órganos de administración y de gobierno de sociedades, asociaciones civiles o fundaciones, utilizando medios que les permitan a los participantes comunicarse simultáneamente entre ellos, aún en los supuestos en que el estatuto social no las hubiera previsto, siempre que se garantice:

1. La libre accesibilidad de todos los participantes a las reuniones;
2. La posibilidad de participar de la reunión a distancia mediante plataformas que permitan la transmisión en simultáneo de audio y video;
3. La participación con voz y voto de todos los miembros y del órgano de fiscalización, en su caso;
4. Que la reunión celebrada de este modo sea grabada en soporte digital;
5. Que el representante conserve una copia en soporte digital de la reunión por el término de 5 años, la que debe estar a disposición de cualquier socio que la solicite;
6. Que la reunión celebrada sea transcripta en el correspondiente libro social, dejándose expresa constancia de las personas que participaron y estar suscriptas por el representante social.
7. Que en la convocatoria y en su comunicación por la vía legal y estatutaria correspondiente, se informe de manera clara y sencilla cuál es el medio de comunicación elegido y cuál es el modo de acceso a los efectos de permitir dicha participación.

Terminada la emergencia, la posibilidad de que las sociedades realicen las reuniones y asambleas a distancia estará condicionada a que los estatutos y contratos sociales expresamente lo prevean.

Es un buen momento entonces para que las sociedades revisen sus documentos de organización y, si la posibilidad de realizar reuniones y asambleas a distancia no está contemplada en los mismos, proyecten ya las modificaciones pertinentes (o justamente las decidan a distancia durante la emergencia) para solicitar su inscripción en la IGJ inmediatamente de finalizado el aislamiento social obligatorio. Y que así tengan esa posibilidad no solo para situaciones de excepción como la presente, sino para agilizar la operatoria de la sociedad en situaciones de normalidad.

Dadas las normas de emergencia dictadas por el Estado Nacional, hemos suspendido toda actividad presencial. Por lo que para analizar y responder sus inquietudes estaremos en contacto con nuestros clientes e interesados a través de correo electrónico o medios tecnológicos de comunicación instantánea, conferencia o videoconferencia que les sea de mayor comodidad.

Mario E. Castro Sammartino

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